Cách thêm time-blocking vào Apple Reminders trên Mac

Tại sao Apple Reminders vẫn có cảm giác chưa được sắp xếp?

Apple Reminders giỏi trong việc lưu giữ tác vụ, ngày tháng và danh sách. Nhưng nó kém hơn trong việc trả lời câu hỏi quyết định xem tác vụ có được thực hiện hay không: chính xác thì bạn sẽ làm nó vào lúc nào? Một ngày đến hạn cho bạn biết hạn chót. Nó không dành riêng 45 phút lúc 10:00, không bảo vệ một khối tập trung trước bữa trưa, và cũng không cho thấy buổi chiều của bạn đã kín lịch.

Đó là lý do tại sao một danh sách Reminders có thể trông có tổ chức trong khi ngày của bạn vẫn có cảm giác mơ hồ. Bạn có thể có một danh sách Hôm nay gọn gàng, nhưng mọi mục đều đang cạnh tranh cho cùng một khoảng thời gian không xác định. Khi các cuộc họp, tin nhắn và sự chuyển đổi ngữ cảnh ập đến, những tác vụ lỏng lẻo là thứ đầu tiên bị trượt.

Phân bổ thời gian khắc phục lớp bị thiếu đó. Thay vì coi mỗi lời nhắc như một lời hứa riêng lẻ, bạn dành cho nó một khoảng thời gian trong ngày. Đối với một thiết lập lập kế hoạch Mac rộng hơn, nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho lịch, như đã đề cập trong Phân bổ thời gian trên Lịch Apple cho Mac.

Làm thế nào Chunk kết nối Apple Reminders với các khối thời gian?

Chunk đưa Apple Reminders vào cùng một nơi bạn lập kế hoạch cho ngày của mình. Ở chế độ Tác vụ, danh sách Reminders của bạn xuất hiện trong thanh bên cùng với danh sách riêng của Chunk, vì vậy bạn có thể xem lại các tác vụ đã ghi chú mà không cần mở một ứng dụng khác hoặc sao chép các mục bằng tay.

Từ đó, một lời nhắc có thể được kéo lên dòng thời gian như bất kỳ tác vụ nào khác. Thả nó vào ngày sẽ tạo ra một khối đã được lên lịch với thời gian bắt đầu và kết thúc. Sau đó, bạn có thể di chuyển nó, thay đổi kích thước, chỉnh sửa nó, hoặc làm việc với bộ đếm thời gian trực tiếp trên thanh menu.

Tích hợp này là gốc của macOS. Chunk giao tiếp với Reminders thông qua một bộ phụ trợ Apple EventKit, vì vậy các thay đổi được hỗ trợ sẽ đồng bộ với ứng dụng Reminders. Các mục Reminders hỗ trợ tạo, đổi tên, hoàn thành và bỏ hoàn thành, ngày đến hạn và xóa từ bên trong Chunk. Phần quan trọng cho việc lập kế hoạch rất đơn giản: danh sách tác vụ của bạn có thể được lên lịch mà không cần rời khỏi quy trình làm việc trên Mac của bạn.

Bạn nên định cỡ một lời nhắc như thế nào khi kéo nó lên dòng thời gian?

Tiêu đề của một lời nhắc hiếm khi cho bạn biết công việc sẽ mất bao lâu. "Gửi email cho kế toán" có thể mất năm phút hoặc 40 phút. "Viết đề xuất" có thể là một khối hoặc cả một buổi sáng. Trước khi kéo một mục lên dòng thời gian, hãy ước lượng đơn giản và dành cho tác vụ đủ không gian để nó trở nên thực tế.

Chunk cho phép bạn thay đổi kích thước các tác vụ đã lên lịch sau khi thả chúng, vì vậy ước lượng đầu tiên không cần phải hoàn hảo. Nếu một tác vụ xứng đáng 30 phút, hãy thả nó và điều chỉnh cạnh của khối. Nếu nó kéo dài trong khi bạn đang làm việc, hãy mở rộng nó nếu ngày cho phép. Nếu nó quá lớn, hãy chia nhỏ công việc thành các mục lời nhắc nhỏ hơn trước khi lên lịch.

Đối với việc lập kế hoạch, độ dài khối tốt nhất là độ dài bạn thực sự có thể bắt đầu. Nếu bạn thường xuyên tránh các tác vụ mơ hồ, hãy viết hành động có thể nhìn thấy tiếp theo vào tiêu đề lời nhắc trước khi bạn chặn nó. "Đề xuất" là trừu tượng. "Viết dàn ý đề xuất" dễ lên lịch hơn và dễ bắt đầu hơn.

Lời nhắc và sự kiện lịch có thể cùng tồn tại trong một kế hoạch không?

Có. Đó là mục đích của việc chuyển từ một danh sách tác vụ đơn thuần sang một ngày được chặn thời gian. Lời nhắc của bạn là công việc bạn dự định làm. Sự kiện lịch của bạn là các cam kết cố định đã chiếm không gian. Nhìn thấy cả hai cùng nhau giúp bạn tránh lên kế hoạch cho một danh sách tác vụ đầy đủ vào một ngày chỉ có hai giờ rảnh thực sự.

Chunk có thể hiển thị các sự kiện lịch bên ngoài từ Apple, Google và Outlook trên dòng thời gian, và các sự kiện đó có thể đồng bộ hai chiều khi tính năng chỉnh sửa được bật. Lời nhắc sau đó có thể được kéo xung quanh các sự kiện cố định, để kế hoạch của bạn phản ánh ngày bạn thực sự có.

Điều này khác với việc biến mọi tác vụ thành một sự kiện lịch theo mặc định.Bạn có thể giữ các ghi chú nhẹ trong Reminders, sau đó chỉ chuyển những tác vụ phù hợp thành các khối thời gian. Nếu bạn muốn một cách nhanh hơn để kiểm tra hình dạng của ngày mà không cần sống trong tab lịch, hãy xem cách lịch thanh menu giúp bạn xem ngày của mình nhanh hơn.

Nên giữ lại gì trong Reminders và nên biến gì thành một khối?

Không phải lời nhắc nào cũng cần một khối thời gian. Một quy tắc hữu ích là chặn công việc cần sự tập trung, trình tự hoặc một khoảng thời gian thực sự. Giữ các tác vụ nhỏ, mục tham khảo và việc vặt ít áp lực trong Reminders cho đến khi chúng trở nên phù hợp.

Biến lời nhắc thành một khối khi một trong những điều sau đây đúng:

• Sẽ mất hơn vài phút.
• Phải xảy ra trước một cuộc họp, thời hạn hoặc bàn giao.
• Bạn liên tục trì hoãn vì nó mơ hồ.
• Cần thời gian yên tĩnh hoặc một mức năng lượng cụ thể.
• Cạnh tranh với các cuộc họp hoặc sự kiện lịch cố định khác.

Điều này giữ cho lịch của bạn không bị lộn xộn trong khi vẫn bảo vệ công việc quan trọng. Để biết lập luận lớn hơn đằng sau sự phân chia này, hãy đọc tại sao chặn thời gian lại đánh bại danh sách việc cần làm.

Làm thế nào để giữ kế hoạch hiển thị trong khi bạn làm việc?

Một kế hoạch chỉ hữu ích nếu nó luôn ở gần khi bạn đang làm việc. Chunk sống trong thanh menu của macOS, vì vậy bạn có thể mở ngày của mình bằng một phím tắt thay vì chuyển sang ứng dụng lịch đầy đủ. Bảng điều khiển có thể nổi phía trên các cửa sổ khác, bao gồm cả ứng dụng toàn màn hình, giúp bạn dễ dàng kiểm tra khối tiếp theo mà không bị mất vị trí.

Khi một lời nhắc đã được lên lịch, khối hoạt động có thể điều khiển đồng hồ đếm ngược trực tiếp trong thanh menu. Điều này làm cho tác vụ hiện tại hiển thị ngay cả khi bảng điều khiển đã đóng. Thay vì liên tục tự hỏi bạn định làm gì tiếp theo, bạn có thể liếc nhìn khay và xem bạn đang ở khối nào.

Nếu bạn đang xây dựng một thiết lập Mac đầy đủ hơn xung quanh các khối tập trung, mẫu và lịch bên ngoài, ứng dụng lịch tốt nhất để chặn thời gian trên Mac so sánh công việc lập kế hoạch một cách rộng rãi hơn. Đối với quy trình làm việc cụ thể này, điểm mấu chốt đơn giản hơn: Reminders giữ các tác vụ, Chunk cho chúng thời gian.

Khi nào thì chặn thời gian bằng Apple Reminders đáng giá?

Chặn thời gian bằng Apple Reminders đáng giá khi danh sách của bạn chính xác nhưng ngày của bạn thì không. Nếu các tác vụ nằm trong Hôm nay mà không có thứ tự rõ ràng, nếu thời hạn tạo áp lực mà không có kế hoạch, hoặc nếu bạn liên tục đánh giá thấp lịch của mình đã chứa bao nhiêu, các khối đã lên lịchcho bạn hình dạng còn thiếu.

Chunk phù hợp khi bạn muốn hình dạng đó giữ nguyên bản chất Mac. Bạn có thể giữ Apple Reminders để ghi chú, sử dụng thanh bên của Chunk để lên lịch công việc, xem các cam kết lịch trên cùng một dòng thời gian và điều chỉnh kế hoạch từ thanh menu khi ngày thay đổi.

Hãy thử dùng với một danh sách trước. Chọn ba Reminders cần sự chú ý thực sự hôm nay, kéo chúng vào Chunk và dành cho mỗi việc một khung thời gian thực tế. Nếu ngày hôm đó bỗng nhiên bớt trừu tượng hơn, hãy tiếp tục. Đó chính là công việc: biến những lời nhắc rời rạc thành một kế hoạch bạn thực sự có thể theo dõi.