Apple Reminders có thể tự làm time blocking không?

Apple Reminders có thể hỗ trợ chặn thời gian, nhưng nó không cung cấp cho bạn một dòng thời gian cả ngày để biến nhiệm vụ thành các khối có thể chỉnh sửa. Nó có thể lưu tiêu đề nhiệm vụ, danh sách và ngày đến hạn, rất hữu ích cho việc ghi chép. Để thực sự dành thời gian, bạn cần một lớp lịch hoặc công cụ lập kế hoạch. Chunk thêm lớp đó trên Mac bằng cách hiển thị danh sách Reminders trong thanh bên và cho phép bạn kéo các mục nhắc nhở lên dòng thời gian dưới dạng các khối đã lên lịch.

Làm thế nào để chặn thời gian cho Apple Reminders trên Mac?

Cách đơn giản nhất để chặn thời gian cho Apple Reminders trên Mac là giữ Reminders để ghi chép, sau đó lên lịch các tác vụ đã chọn trong Chunk. Mở Chunk từ thanh menu, vào chế độ Task, chọn danh sách Reminders bạn muốn, và kéo một mục lên dòng thời gian trong ngày. Sau khi được lên lịch, hãy thay đổi kích thước hoặc di chuyển khối thời gian để phù hợp với các cuộc họp, việc lặt vặt và thời gian tập trung.

Chunk có đồng bộ với Apple Reminders không?

Chunk tích hợp với Apple Reminders trên macOS thông qua hệ thống EventKit gốc của Apple. Danh sách Reminders của bạn xuất hiện trong thanh tác vụ bên cạnh của Chunk, và các mục nhắc nhở có thể được tạo, đổi tên, hoàn thành, bỏ hoàn thành, gán ngày đến hạn, xóa và kéo lên dòng thời gian. Những thay đổi được hỗ trợ này được đồng bộ hai chiều với ứng dụng Reminders, vì vậy bạn có thể tiếp tục sử dụng Apple Reminders trong khi lên lịch công việc trong Chunk.

Mọi lời nhắc trên Apple có nên trở thành một khối lịch không?

Không phải mọi lời nhắc Apple đều cần trở thành một khối trên lịch. Hãy chặn thời gian cho những lời nhắc cần sự tập trung, một khoảng thời gian thực sự hoặc một vị trí cụ thể trong ngày của bạn. Để lại các việc vặt nhanh, ghi chú tham khảo và các tác vụ ít áp lực trong Lời nhắc cho đến khi chúng thực sự quan trọng. Điều này giữ cho lịch của bạn dễ đọc trong khi vẫn bảo vệ công việc quá quan trọng để chỉ là một hạn chót lỏng lẻo.

Cách chặn thời gian cho Apple Reminders trên Mac

Apple Reminders có thể ghi lại những việc bạn cần làm, nhưng chỉ có ngày đến hạn thì không đủ để bảo vệ thời gian thực hiện chúng. Giải pháp thực tế là giữ Reminders làm nguồn tác vụ của bạn, sau đó lên lịch các mục lên một dòng thời gian thực tế để mỗi tác vụ có thời gian bắt đầu, kết thúc và một vị trí trong ngày của bạn.

Chunk được xây dựng để lấp đầy khoảng trống đó trên macOS. Nó hiển thị danh sách Apple Reminders của bạn trong thanh bên tác vụ, cho phép bạn kéo các mục nhắc nhở lên dòng thời gian 24 giờ và đồng bộ các thay đổi qua lại với ứng dụng Reminders của Apple bằng hệ thống EventKit gốc của Mac.

Điều đó có nghĩa là bạn không phải lựa chọn giữa việc ghi chép bằng Reminders và lập kế hoạch trên lịch. Bạn có thể giữ danh sách Apple đơn giản mà bạn đã sử dụng, sau đó biến những công việc quan trọng hôm nay thành các khối thời gian có thể nhìn thấy và chỉnh sửa từ một bảng điều khiển trên thanh menu.

Tại sao Apple Reminders vẫn có cảm giác chưa được lên lịch?

Apple Reminders giỏi trong việc lưu giữ các tác vụ, ngày tháng và danh sách. Nhưng nó kém hơn trong việc trả lời câu hỏi quyết định liệu tác vụ có được thực hiện hay không: chính xác thì bạn sẽ làm nó vào lúc nào? Ngày đến hạn cho bạn biết thời hạn. Nó không dành riêng 45 phút lúc 10:00, bảo vệ một khối tập trung trước bữa trưa, hoặc cho thấy buổi chiều của bạn đã kín lịch.

Đó là lý do tại sao một danh sách Reminders có thể trông có tổ chức trong khi ngày của bạn vẫn có cảm giác mơ hồ. Bạn có thể có một danh sách Hôm nay gọn gàng, nhưng mọi mục đều đang cạnh tranh cho cùng một khoảng thời gian không xác định. Khi các cuộc họp, tin nhắn và sự chuyển đổi ngữ cảnh ập đến, những tác vụ lỏng lẻo là những thứ đầu tiên bị trượt.

Time blocking khắc phục lớp bị thiếu đó. Thay vì coi mỗi lời nhắc như một lời hứa riêng lẻ, bạn dành cho nó một khoảng thời gian trong ngày của mình. Để có thiết lập lập kế hoạch Mac rộng hơn, nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho lịch, như được đề cập trong Apple Calendar time blocking on Mac.

Làm thế nào Chunk kết nối Apple Reminders với các khối thời gian?

Chunk đưa Apple Reminders vào cùng một nơi bạn lập kế hoạch cho ngày của mình. Ở chế độ Tác vụ, danh sách Reminders của bạn xuất hiện trong thanh bên cùng với danh sách riêng của Chunk, vì vậy bạn có thể xem lại các tác vụ đã ghi chép mà không cần mở ứng dụng khác hoặc sao chép các mục bằng tay.

Từ đó, một lời nhắc có thể được kéo lên dòng thời gian như bất kỳ tác vụ nào khác. Thả nó vào ngày sẽ tạo ra một khối đã được lên lịch với thời gian bắt đầu và kết thúc. Sau đó, bạn có thể di chuyển nó, thay đổi kích thước, chỉnh sửa nó hoặc làm việc từ bộ đếm thời gian trực tiếp trên thanh menu.

Tích hợp này là gốc của macOS. Chunk giao tiếp với Reminders thông qua một thành phần phụ trợ Apple EventKit, vì vậy các thay đổi được hỗ trợ sẽ đồng bộ với ứng dụng Reminders. Các mục Reminders hỗ trợ tạo, đổi tên, hoàn thành và hoàn tác hoàn thành, ngày đến hạn và xóa từ bên trong Chunk. Phần quan trọng cho việc lập kế hoạch rất đơn giản: danh sách tác vụ của bạn có thể được lên lịch mà không cần rời khỏi quy trình làm việc trên Mac của bạn.

Cách làm việc tốt nhất để lên kế hoạch cho các Lời nhắc trong ngày của bạn là gì?

Bắt đầu bằng việc thu thập, không phải lên lịch. Tiếp tục sử dụng Apple Reminders cho các tác vụ nhanh, danh sách kiểu mua sắm, việc vặt, công việc hành chính và bất cứ điều gì bạn muốn Siri hoặc ứng dụng Reminders thu thập. Bạn không cần mọi mục đã thu thập phải trở thành một sự kiện lịch ngay khi nó xuất hiện.

Khi bạn sẵn sàng lên kế hoạch, hãy mở Chunk từ thanh menu và chuyển sang chế độ Tác vụ. Quét qua các danh sách Lời nhắc của bạn, chọn những mục cần thời gian được bảo vệ hôm nay, và kéo chúng lên dòng thời gian. Một mục hành chính ngắn có thể nhận 15 phút. Một tác vụ viết lách có thể nhận 90 phút. Một tác vụ chuẩn bị cuộc gọi có thể nằm ngay trước cuộc họp mà nó hỗ trợ.

Đây là lúc chặn thời gian trở nên hữu ích thay vì chỉ mang tính trang trí. Bạn đang quyết định những gì phù hợp trước khi ngày tự lấp đầy. Nếu bạn cũng làm việc trên các lịch Apple, Google hoặc Outlook, hãy đọc đồng bộ lịch hai chiều trên Mac để chặn thời gian để xem các sự kiện lịch bên ngoài có thể nằm cạnh các khối tác vụ đã lên kế hoạch của bạn như thế nào.

Bạn nên định cỡ một lời nhắc như thế nào khi kéo nó lên dòng thời gian?

Một tiêu đề lời nhắc hiếm khi cho bạn biết công việc sẽ mất bao lâu. "Gửi email cho kế toán" có thể mất năm phút hoặc 40 phút. "Soạn thảo đề xuất" có thể là một khối hoặc cả một buổi sáng. Trước khi kéo một mục lên dòng thời gian, hãy ước lượng đơn giản và dành cho tác vụ đủ không gian để thực tế.

Chunk cho phép bạn thay đổi kích thước các tác vụ đã lên lịch sau khi thả chúng, vì vậy ước lượng đầu tiên không cần phải hoàn hảo. Nếu một tác vụ xứng đáng 30 phút, hãy thả nó và điều chỉnh cạnh khối. Nếu nó kéo dài trong khi bạn đang làm việc, hãy mở rộng nó nếu ngày cho phép. Nếu nó quá lớn, hãy chia công việc thành các mục lời nhắc nhỏ hơn trước khi lên lịch.

Đối với việc lên kế hoạch, độ dài khối tốt nhất là độ dài bạn thực sự có thể bắt đầu. Nếu bạn thường tránh các tác vụ mơ hồ, hãy viết hành động có thể nhìn thấy tiếp theo vào tiêu đề lời nhắc trước khi chặn nó. "Đề xuất" là trừu tượng. "Soạn thảo dàn ý đề xuất" dễ lên lịch hơn và dễ bắt đầu hơn.

Lời nhắc và sự kiện lịch có thể cùng tồn tại trong một kế hoạch không?

Có. Đó là điểm mấu chốt của việc chuyển từ một danh sách tác vụ đơn thuần sang một ngày được chặn thời gian. Lời nhắc của bạn là công việc bạn dự định làm. Sự kiện lịch của bạn là các cam kết cố định đã chiếm không gian. Nhìn thấy cả hai cùng nhau giúp bạn tránh lên kế hoạch một danh sách tác vụ đầy đủ vào một ngày chỉ có hai giờ rảnh thực sự.

Chunk có thể hiển thị các sự kiện lịch bên ngoài từ Apple, Google và Outlook trên dòng thời gian, và các sự kiện đó có thể đồng bộ hai chiều khi tính năng chỉnh sửa được bật. Lời nhắc sau đó có thể được kéo xung quanh các sự kiện cố định, để kế hoạch của bạn phản ánh ngày bạn thực sự có.

Điều này khác với việc biến mọi tác vụ thành một sự kiện lịch theo mặc định.

Bạn có thể giữ các ghi chú nhẹ nhàng trong Reminders, sau đó chỉ chuyển những tác vụ phù hợp thành các khối thời gian. Nếu bạn muốn một cách nhanh hơn để kiểm tra hình dạng của ngày mà không cần sống trong tab lịch, hãy xem cách thanh menu lịch giúp bạn xem ngày của mình nhanh hơn.

Những gì nên giữ trong Reminders, và những gì nên trở thành một khối?

Không phải mọi lời nhắc đều cần một khối thời gian. Một quy tắc hữu ích là chặn công việc cần sự tập trung, trình tự hoặc một khoảng thời gian thực sự. Giữ các tác vụ nhỏ, các mục tham khảo và các việc vặt ít áp lực trong Reminders cho đến khi chúng trở nên phù hợp.

Chuyển một lời nhắc thành một khối khi một trong những điều sau đây đúng:

Nó sẽ mất hơn vài phút.
Nó phải xảy ra trước một cuộc họp, hạn chót hoặc bàn giao.
Bạn liên tục trì hoãn nó vì nó mơ hồ.
Nó cần thời gian yên tĩnh hoặc một mức năng lượng cụ thể.
Nó cạnh tranh với các cuộc họp hoặc các sự kiện lịch cố định khác.

Điều này giữ cho lịch của bạn không bị lộn xộn trong khi vẫn bảo vệ công việc quan trọng. Để có lập luận lớn hơn đằng sau sự phân chia này, hãy đọc tại sao chặn thời gian lại đánh bại danh sách việc cần làm.

Làm thế nào để bạn giữ kế hoạch hiển thị trong khi làm việc?

Một kế hoạch chỉ hữu ích nếu nó ở gần bạn khi bạn đang làm việc. Chunk sống trong thanh menu của macOS, vì vậy bạn có thể mở ngày của mình bằng một phím tắt thay vì chuyển sang một ứng dụng lịch đầy đủ. Bảng điều khiển có thể nổi phía trên các cửa sổ khác, bao gồm cả ứng dụng toàn màn hình, giúp bạn dễ dàng kiểm tra khối tiếp theo mà không mất vị trí của mình.

Khi một lời nhắc đã được lên lịch, khối hoạt động có thể điều khiển đồng hồ đếm ngược trực tiếp trong thanh menu. Điều đó làm cho tác vụ hiện tại hiển thị ngay cả khi bảng điều khiển đã đóng. Thay vì liên tục tự hỏi bạn định làm gì tiếp theo, bạn có thể liếc nhìn khay và thấy bạn đang ở khối nào.

Nếu bạn đang xây dựng một thiết lập Mac đầy đủ hơn xung quanh các khối tập trung, mẫu và lịch bên ngoài, ứng dụng lịch tốt nhất để chặn thời gian trên Mac so sánh công việc lập kế hoạch một cách rộng rãi hơn. Đối với quy trình làm việc cụ thể này, điểm mấu chốt đơn giản hơn: Reminders giữ các tác vụ, Chunk cho chúng thời gian.

Khi nào thì việc chặn thời gian của Apple Reminders đáng giá?

Việc chặn thời gian của Apple Reminders đáng giá khi danh sách của bạn chính xác nhưng ngày của bạn thì không. Nếu các tác vụ nằm trong Hôm nay mà không có thứ tự rõ ràng, nếu hạn chót tạo áp lực mà không có kế hoạch, hoặc nếu bạn liên tục đánh giá thấp lịch của mình đã chứa bao nhiêu, các khối đã lên lịchcho bạn hình dạng còn thiếu.

Chunk phù hợp khi bạn muốn hình dạng đó luôn thuần Mac. Bạn có thể giữ Apple Reminders để ghi chú, dùng thanh bên của Chunk để lên lịch công việc, xem các cam kết trên lịch trên cùng một dòng thời gian, và điều chỉnh kế hoạch từ thanh menu khi ngày thay đổi.

Hãy thử với một danh sách trước. Chọn ba Reminders thực sự cần sự chú ý hôm nay, kéo chúng vào Chunk, và dành cho mỗi việc một khung thời gian thực tế. Nếu ngày hôm đó bỗng nhiên bớt trừu tượng, hãy tiếp tục. Đó chính là công việc: biến những lời nhắc rời rạc thành một kế hoạch bạn thực sự có thể theo dõi.