在 Mac 上應對多變日程的 3 個時間區塊範例

實際可行的時間區塊計畫該包含什麼？

時間區塊計畫是對你可用時數的提議，而不是保證每項任務都會準時完成。先把固定活動放上時間軸。接著，選擇需要不被打斷專注的工作，給它開始與結束時間。最後，加入一段休息、一小批處理訊息或行政事務的時間，以及至少一個你尚未指派用途的空檔。那個空檔讓你有地方安置超時的工作，而不必把之後的每個區塊都往後推。

在 Chunk 中，打開 Schedule 的日檢視，查看你已連結的任何行事曆活動。建立一項任務，或把現有任務拖到日程時間軸上，然後調整它的區塊大小，以符合你打算投入的時間。Chunk 會把你的計畫任務與同步的行事曆活動並排顯示，讓你從同一個檢視判斷空檔。你可以從選單列打開它快速查看，或在規劃時將它分離成一般視窗。

把這些範例當作起點樣貌，而不是固定處方。時間只是示意：保留順序與喘息空間，但把你一天的開始、午餐與約定時間調整成符合你自己的行事曆。若想更完整地了解如何把工作安排在活動周圍，請參閱如何在 Mac 行事曆上規劃一天。

以專注為主的工作日看起來是什麼樣子？

在只有一個固定約定的日子，把你最困難的工作放在第一段完整的時間。以下是針對需要專注的工作所做的時間區塊範例，後面接著一項你可以在午餐後完成的小工作。11:30 的空檔是刻意的：它可以吸收起步較慢的時間、讓你為通話做準備，或單純保持空閒。

• 09:00–09:15：選出當天的優先事項，並打開你需要的檔案。
• 09:15–10:45：撰寫提案。
• 10:45–11:00：休息一下。
• 11:00–11:30：一次回覆緊急訊息。
• 11:30–12:00：留一段buffer。
• 12:00–12:30：參加固定通話。
• 12:30–13:15：吃午餐。
• 13:15–14:15：對照你的筆記修改提案。
• 14:15–14:45：送出提案，或記錄還剩下什麼。

把提案建立為 Chunk 任務，並給它的第一個區塊 90 分鐘。由你決定這項工作何時進行；這個區塊讓這個決定清楚呈現在通話旁邊。如果草稿一路寫到 11:00，就動用一部分緩衝時間，而不是刪掉休息。如果到了 14:45 還沒準備好，就為明天留下一項明確的未完成任務，而不是無止境地延長工作。重點是讓下一個決定變得清楚，而不是讓原本的估計看起來正確。

當會議突然出現時，你如何改變計畫？

假設你午餐後原本安排了一個兩小時的分析區塊，但 14:00 被加入一場會議。有彈性的計畫會保留工作中最有價值的部分，並改變其餘部分。以下是原本的下午，接著是你可以在 13:45 做出的修訂。

• 原定 13:00–15:00：分析結果；15:00–15:30：回覆訊息；15:30–16:00：準備明天的交接。
• 新 13:00–13:50：分析第一項結果，並寫下下一個問題。
• 新 13:50–14:00：為會議蒐集筆記。
• 新 14:00–14:45：參加會議。
• 新 14:45–15:00：休息一下，並記下任何待辦事項。
• 新 15:00–16:00：完成分析，或記錄還有什麼尚未完成。
• 新 16:00–16:25：批次處理訊息並準備交接。

當會議與你的任務一起清楚顯示在 Chunk 中時，在會議前調整分析區塊的大小，並把剩下的工作安排在會議之後。你並不是把原本的兩小時硬塞進更小的空檔：你是為這一天選擇了範圍更小的成果。如果新會議需要後續處理，就利用批次處理訊息的時間，或把交接任務移到另一天。在接受變更前，先確認修訂後的結束時間，尤其如果你已經有固定的收工時間。

會議也可能改期，而不是突然出現。在這種情況下，把工作移進新空檔之前，先檢查這個空檔。通話之間空出的 20 分鐘或許適合處理訊息，但不適合需要你花 15 分鐘才能重新進入狀態的任務。要持續區分真正可用的工作區塊，以及只是看起來空著的日曆空間。

如果請求一整天不斷湧入，該怎麼辦？

充滿即時反應的一天需要的是更少的承諾，而不是為每個進來的項目安排更小的區塊。保護一件真正重要的工作，保留一段時間處理請求，並批次處理那些可以等待的短動作。這第三個例子假設你上午有一個固定約會，並預期下午會很不安定。

• 09:00–09:20：檢視承諾事項，並選擇一項必須完成的任務。
• 09:20–10:20：完成必須完成的任務。
• 10:20–10:35：休息一下。
• 10:35–11:00：整理進來的請求，並記下各自的下一步行動。
• 11:00–11:45：參加固定約定的行程。
• 11:45–12:15：處理該行程的立即後續事項。
• 12:15–13:00：吃午餐。
• 13:00–14:00：處理現在已有明確答案的請求。
• 14:00–14:30：留一段緩衝時間，以應付緊急請求或超時。
• 14:30–15:00：批次處理訊息與小型行政事務。

在 Chunk 中，把必須完成的任務保留為獨立的區塊，這樣它就不會消失在標示為「工作」的一般區塊裡。給進來的待辦佇列一個獨立區塊，但在你確定哪些請求需要在時間軸上佔有一席之地之前，把個別請求留在你的任務清單上。如果緩衝時間沒有用上，你可以把你已選好的任務提前。如果緊急請求佔用了整個緩衝時間，計畫的其餘部分仍會告訴你哪些事項受到了保護，以及哪些需要重新安排時間。

如果一個區塊超時了，你該如何修改？

當任務超時，檢查三件事：還缺什麼結果、之後哪個承諾是固定的，以及下一個可用的空檔在哪裡。然後做出一個明確的選擇。縮小任務範圍、從緩衝時間挪出時間，或重新安排未完成的工作。不要默默刪掉午餐，或把兩個區塊疊在同一個小時，然後說計畫已經修好了。

舉例來說，如果專注日的第一個提案區塊最後只完成了一份粗略大綱，就把午餐後區塊的結果寫成「起草開頭段落」。這比把一個原封不動的「完成提案」區塊往後移、然後指望估算會變好，更容易付諸行動。在 Chunk 中，你可以在當日時間軸上移動或調整已排定任務的大小，並編輯其詳細內容。已結束但未完成的任務也會出現在「今日未完成」群組中，讓你有地方決定要重新安排它，還是把它放回你的清單。

在繼續之前，留下一則簡短備註，說明要從哪裡接續。區塊記錄的是你打算工作的時間；它不會說明你取得了什麼進展。當你回來時，這則備註能避免你把前十分鐘花在重建上一個決定上。如果某個任務一再超時，給它的下一個區塊一個更具體的成果，而不是每天把同一個模糊的任務再加進去。

如何將 Google Calendar 與這些範例搭配使用？

如果你的行程在 Google Calendar 中，你可以將該日曆連接到 Chunk，並在 Mac 時間軸上把你的行程活動顯示在已規劃任務旁邊。每個範例都先從查看那些活動開始，然後把你自己的工作放進剩下的空間。當有新會議出現時，回到時間軸，修改它所取代的任務區塊。這樣能讓本文的範例聚焦於規劃你的工作，而不是把帳號在日曆服務之間搬來搬去。

Chunk 支援行事曆事件的 Google Calendar 雙向同步，包括在允許編輯行事曆時的編輯。不過，其排定的任務與外部行事曆事件是不同的：不要假設把 Chunk 任務拖放到時間軸上就會自動建立 Google Calendar 事件。如果你需要讓任務變成行事曆事件，請使用 Chunk 的轉換動作，並選擇一個符合資格的已連接行事曆。如果你只需要圍繞一場會議來規劃，請將任務保留為 Chunk 任務，並讓會議留在其來源行事曆中。

當行程變動時，這項區別就很重要。如果工作需要新時間，就移動工作區塊；只有在會議本身是你能更動的、且已啟用編輯時，才編輯行事曆事件。若想更深入了解行事曆與時間區塊如何搭配運作，請參閱Google Calendar 時間區塊規劃。

什麼時候應該停止一個區塊，而不是移動它？

時間區塊規劃為工作在日常中安排一個位置。時間箱則加上更明確的停止規則：當分配的時間結束時，你要麼停下來，要麼刻意決定再給這項任務一個時間箱。對於完成時間不確定的工作，例如起草或分析，請採用彈性做法。對於那些容易不斷擴張、卻不會有多大改善的任務，例如整理訊息或潤飾小細節，請採用嚴格的停止點。

在專注日的例子中，11:00–11:30 的訊息批次很適合設定明確的停止點。提案草稿則不同：在 10:45 時，你可以評估目前完成了什麼，並選擇要使用緩衝時間，還是午餐後再繼續。Chunk 的即時倒數計時可以幫助你看到目前區塊何時結束，但它不會替你做出選擇。如果你想在設定停止規則之前比較這兩種方法，請閱讀計時器與時間區塊規劃工具。

無論採用哪種做法，都要讓休息時間清楚可見。你打算好好休息的十分鐘空檔，比一個沒有標示、卻悄悄被拿去處理其他任務的空檔更可靠。如果你發現自己每天都取消同樣的休息，請減少排在它前面的工作量，或把那段休息移到你能夠守住的位置。切合實際的行程會包含切換任務所需的時間，而不只是執行任務所花的时间。

明天該試試哪個例子？

選擇符合你行事曆樣貌的方式。如果你有一段完整清楚的時間，試試專注日。如果約會經常變動，就複製被打斷那天的習慣，把任務拆到新會議前後進行。如果請求不斷湧入，就保護一個必做區塊，其餘的批次處理。你不需要完美的一天才能開始；你需要的是在第一次變動之後仍然看得懂的計畫。

打開 Chunk 的每日時間軸，檢查你已連接的事件，並把第一項重要任務放在真正塞得進去的位置。在填補剩下的空檔之前，先加入一段休息和一個緩衝。明天，當現實情況改變時就調整這些時間區塊，並保留計畫中有用的部分。如果你想在Mac 時間區塊應用程式中試試這套工作流程，Chunk 提供 7 天試用，之後是一次性授權。先從這三天中最像你日常的那一天開始，然後隨著一天展開，在時間軸上隨時調整。