Lịch chặn thời gian: lên kế hoạch cho ngày của bạn trên Mac

Lịch chặn thời gian là gì?

Lịch chặn thời gian là một chế độ xem lịch nơi mỗi phần công việc có một khung thời gian xác định. Các cuộc họp vốn đã hoạt động theo cách này. Chặn thời gian áp dụng cùng một cấu trúc cho việc viết lách, lập kế hoạch, tin nhắn, việc vặt, học tập, cuộc gọi, nghỉ ngơi và bất kỳ công việc nào khác cần thời gian được bảo vệ.

Sự khác biệt chính so với danh sách việc cần làm là lịch của bạn có một ranh giới cứng. Một danh sách có thể chứa hai mươi nhiệm vụ và trông vẫn hợp lý. Một lịch cho thấy sự thật ngay lập tức: nếu bạn có sáu giờ họp, một nhiệm vụ tập trung kéo dài hai giờ và ba giờ công việc hành chính, thì điều gì đó sẽ không vừa.

Đó là lý do tại sao lịch chặn thời gian hoạt động tốt nhất như một lớp lập kế hoạch. Bạn không cần phải từ bỏ lịch hiện tại của mình. Bạn cần một cách để kéo khả năng thực tế của mình vào một dòng thời gian duy nhất, thêm các khối của riêng bạn, sau đó di chuyển và thay đổi kích thước chúng khi ngày thay đổi. Nếu bạn muốn tìm hiểu phương pháp tổng quát hơn trước, hãy bắt đầu với chặn thời gian là gì.

Tại sao lịch thông thường của bạn vẫn giống như một danh sách thụ động?

Lịch thông thường của bạn rất xuất sắc trong việc lưu giữ các cam kết từ những nơi khác. Nó hiển thị các cuộc gọi, chuyến đi, cuộc hẹn và các sự kiện chia sẻ. Nhưng nó thường thất bại với vai trò là một công cụ lập kế hoạch trong ngày vì nó không phải là nơi chứa công việc chưa được lên lịch của bạn. Các nhiệm vụ của bạn nằm trong ứng dụng việc cần làm, ghi chú của bạn ở một nơi khác và thời gian tập trung của bạn chỉ xuất hiện nếu bạn nhớ tạo nó.

Sự phân chia đó tạo ra một khoảng trống trong lập kế hoạch. Bạn có thể trông bận rộn trong lịch của mình và vẫn không biết khi nào đề xuất, bản sửa đổi, báo cáo hoặc việc dọn hộp thư đến sẽ xảy ra. Bạn cũng có thể trông rảnh rỗi vì không có cuộc họp, trong khi danh sách nhiệm vụ của bạn âm thầm chứa nhiều công việc hơn mức một ngày có thể đảm đương.

Một lịch chặn thời gian tốt hơn sẽ thu hẹp khoảng cách đó. Nó coi không gian trống như một ngân sách. Trước khi bạn nói đồng ý với một nhiệm vụ khác, bạn có thể thấy nó thực sự sẽ đi đâu. Trước khi bạn bắt đầu buổi sáng, bạn có thể quyết định điều gì xứng đáng có một khung thời gian và điều gì nên chờ đợi.

Bạn nên đặt gì lên lịch trước tiên?

Đặt những mục không thể thay đổi trước: các cuộc họp, cuộc hẹn, di chuyển, đưa đón con, cuộc gọi và thời hạn yêu cầu một thời gian cụ thể. Đây là những bức tường của ngày. Lập kế hoạch mà không có chúng sẽ tạo ra một lịch trình viển vông sụp đổ ngay khi cam kết thực tế đầu tiên xuất hiện.

Tiếp theo, thêm các khối tập trung cho công việc cần sự chú ý tốt nhất của bạn. Đặt cho mỗi khối một tên rõ ràng và một khoảng thời gian thực tế. Nếu bạn không biết một việc sẽ mất bao lâu, hãy chọn một khối ngắn hơn trước và để lại khoảng trống sau đó. Một khởi đầu 45 phút thường tốt hơn một khối ba giờ mà bạn sẽ tránh né.

Sau đó thêm công việc bảo trì. Tin nhắn, công việc hành chính, thời gian xem xét và các nhiệm vụ nhỏ cũng xứng đáng có không gian trên lịch, bởi vì chúng sẽ tiêu tốn thời gian cho dù bạn có lên kế hoạch hay không. Sự khác biệt là một khối hành chính được lên kế hoạch có một ranh giới. Nó bắt đầu, nó kết thúc và nó ngừng rò rỉ ra toàn bộ buổi chiều.

Cuối cùng, thêm vùng đệm. Một lịch chặn thời gian không nên được nhồi nhét cạnh nhau. Nếu mỗi phút đều có một nhiệm vụ, sự chậm trễ đầu tiên sẽ phá hỏng kế hoạch. Một vùng đệm nhỏ sau các cuộc họp, trước khi chuyển đổi hoặc gần cuối ngày làm cho kế hoạch trở nên trung thực hơn.

Làm thế nào để giữ cho các khối thời gian có thể chỉnh sửa khi kế hoạch thay đổi?

Lịch chặn thời gian tốt nhất không phải là lịch bạn hoàn thiện lúc 8:30. Đó là lịch bạn có thể sửa chữa lúc 11:47. Những ngày thực tế thay đổi. Một cuộc gọiquá tải. Một tác vụ cần thêm thời gian. Có việc gấp đột xuất. Nếu việc cập nhật kế hoạch tốn quá nhiều công sức, bạn sẽ ngừng tin tưởng nó.

Đó là lý do Chunk được thiết kế dựa trên thao tác trực tiếp. Bạn có thể mở nó từ thanh menu bằng phím tắt, ngay cả khi đang ở chế độ toàn màn hình, và điều chỉnh lịch trong ngày mà không cần chuyển sang cửa sổ lịch đầy đủ. Di chuyển một khối sang sau, thay đổi kích thước một phiên tập trung, tạo một khối tức thì cho việc bạn đang làm ngay bây giờ hoặc dịch chuyển một nhóm khối khi buổi chiều thay đổi.

Đồng bộ hóa lịch hai chiều rất quan trọng ở đây. Khi được phép chỉnh sửa cho một tài khoản Apple, Google hoặc Outlook đã kết nối, việc di chuyển hoặc thay đổi kích thước một sự kiện bên ngoài trong Chunk sẽ đẩy thay đổi trở lại lịch nguồn của nó. Nếu bạn muốn các sự kiện bên ngoài hiển thị nhưng được bảo vệ, bạn có thể đóng băng chúng ở chế độ chỉ đọc bằng nút chuyển khóa toàn cục.

Để biết quy trình làm việc cụ thể về đồng bộ hóa, hãy đọc đồng bộ hóa lịch hai chiều cho chặn thời gian trên Mac.

Làm thế nào để bạn lên kế hoạch trên Apple, Google và Outlook mà không trùng lặp công việc?

Đừng sao chép sự kiện giữa các lịch chỉ để tạo một chế độ xem lập kế hoạch. Sao chép tạo ra dữ liệu cũ và thêm công việc dọn dẹp. Một cách tiếp cận tốt hơn là kết nối các lịch nơi các sự kiện đã tồn tại, hiển thị những sự kiện liên quan trong chế độ xem ngày của bạn và tạo các khối lập kế hoạch của riêng bạn xung quanh chúng.

Chunk hỗ trợ đồng bộ hóa hai chiều với Lịch Apple, Lịch Google và Lịch Outlook. Bạn có thể kết nối nhiều tài khoản Google và Outlook, chọn lịch nào sẽ hiển thị và chọn xem mỗi tài khoản có thể được chỉnh sửa hay không. Lịch Apple kết nối thông qua hệ thống lịch gốc của macOS.

Điều này quan trọng khi cuộc sống thực của bạn bị chia cắt giữa các nhà cung cấp. Bạn có thể có các cuộc hẹn cá nhân trong Lịch Apple, các cuộc họp công việc trong Google và lịch của khách hàng trong Outlook. Một lịch chặn thời gian nên hiển thị tất cả những điều đó trước khi bạn quyết định công việc tập trung thuộc về đâu.

Quy tắc lập kế hoạch rất đơn giản: một dòng thời gian, nhiều nguồn. Giữ các lịch nguồn là nơi các sự kiện thuộc về, nhưng sử dụng dòng thời gian trên Mac của bạn làm nơi các quyết định diễn ra.

Điều gì tạo nên một lịch chặn thời gian tốt trên Mac?

Một lịch chặn thời gian tốt trên Mac phải đủ nhanh để sử dụng trong ngày, không chỉ trong một nghi thức lập kế hoạch hàng tuần. Nếu bạn cần mở một tab trình duyệt, chờ một ứng dụng web và sắp xếp lại một lưới dày đặc, những thay đổi nhỏ bắt đầu có vẻ tốn kém.

Hãy tìm kiếm một vài đặc điểm thực tế. Ứng dụng nên hiển thị rõ ràng ngày của bạn, cho phép bạn kéo để tạo và chỉnh sửa các khối, hỗ trợ các lịch bạn đã sử dụng và làm cho khối hiện tại hiển thị trong khi bạn làm việc. Chunk thêm một bộ đếm ngược trực tiếp trong khay hệ thống, để bạn có thể xem còn bao nhiêu thời gian mà không cần mở bảng điều khiển.

Nó cũng nên tôn trọng quy trình làm việc trên Mac của bạn. Chunk lưu trữ dữ liệu lịch trình cục bộ trongSQLite, sử dụng bảng điều khiển thanh menu gốc, hỗ trợ phím tắt toàn cục có thể tùy chỉnh và cung cấp bản dùng thử 7 ngày trước khi cấp phép một lần. Nó chỉ dành cho macOS, đây là một hạn chế nếu bạn cần truy cập web hoặc di động, nhưng lại là một điểm mạnh nếu việc lập kế hoạch của bạn diễn ra tại bàn làm việc.

Nếu bạn đang so sánh các lựa chọn, hãy xem ứng dụng lịch tốt nhất để chặn thời gian trên Mac và ứng dụng chặn thời gian tốt nhất cho Mac.

Làm thế nào để biến thói quen này thành bền vững?

Giữ hệ thống đủ nhỏ để duy trì. Lên kế hoạch cho khối thời gian tiếp theo, nửa ngày tiếp theo hoặc ngày sắp tới. Bạn không cần một tháng hoàn hảo với cấu trúc mã màu để hưởng lợi từ việc chặn thời gian. Bạn cần một cam kết rõ ràng về những gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Xem lại kế hoạch khi thực tế thay đổi. Nếu một khối thời gian bị trượt, hãy di chuyển nó. Nếu nó không còn quan trọng, hãy xóa nó. Nếu một nhiệm vụ quá lớn, hãy điều chỉnh kích thước lần thử đầu tiên và để phần còn lại cho sau. Một lịch chặn thời gian không phải là sự phán xét về kỷ luật của bạn. Nó là bản đồ sống động về sự tập trung của bạn.

Các mẫu có thể hữu ích khi ngày của bạn có các hình dạng lặp lại. Trong Chunk, các mẫu ngày và quy trình có thể tái sử dụng có thể tự động áp dụng các cấu trúc chung vào các ngày trong tuần đã chọn. Sử dụng chúng cho thiết lập buổi sáng, ngày viết lách, buổi chiều hành chính hoặc bất kỳ mẫu nào bạn không muốn xây dựng lại từ đầu.

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy mở Chunk trên Mac của bạn, kết nối các lịch bạn thực sự sử dụng và chặn ba công việc tiếp theo xung quanh các cuộc họp thực tế của bạn. Bắt đầu với hôm nay, không phải một tuần lý tưởng.