Chặn thời gian trên Google Calendar: thiết lập hai chiều trên Mac

Google Calendar là nơi lưu trữ các cuộc họp của bạn. Đón con ở trường, họp nhóm, hẹn nha sĩ mà bản thân tương lai của bạn sẽ cảm ơn vì đã giữ lời. Vì vậy, khi bạn quyết định phân chia thời gian trong ngày, Google Calendar có vẻ là nơi hiển nhiên để làm điều đó. Mở chế độ xem tuần, kéo vài khối màu, gắn nhãn "làm việc sâu" và "email", và bạn đã xong. Nhưng một tuần sau, bạn lại rơi vào tình trạng hỗn loạn như cũ, tự hỏi đã sai ở đâu.

Vấn đề hiếm khi nằm ở phương pháp. Phân chia thời gian có hiệu quả. Vấn đề là Google Calendar, tự nó, chỉ là một trình xem với một lớp chỉnh sửa mỏng bên trên. Nó không giúp bạn lập kế hoạch. Nó chỉ cho bạn thấy những gì đã có và cho phép bạn sắp xếp chúng trong một tab trình duyệt. Để phương pháp này bền vững, bạn cần một công cụ lập kế hoạch có thể giao tiếp hai chiều với Google, hoạt động ở nơi bạn thực sự làm việc, và không cản trở bạn trong thời gian còn lại.

Phân chia thời gian trên Google Calendar thực sự có nghĩa là gì?

Phân chia thời gian là việc gán mỗi phần quan trọng trong ngày của bạn vào một khung thời gian cụ thể, sau đó bảo vệ khung thời gian đó. Thay vì một danh sách việc cần làm với mười hai mục trôi nổi, bạn có một lịch với mười hai mục được đặt vào vị trí. Khung thời gian có thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và một màu sắc. Khi khung thời gian kết thúc, bạn chuyển sang việc khác.

Làm điều đó trong Google Calendar có nghĩa là coi mỗi sự kiện như một khung thời gian. Khung 09:00 đến 10:00 là "đề xuất cho khách hàng", không chỉ là một giờ trống. Khung 14:00 đến 14:45 là "xử lý hộp thư đến". Các cuộc họp nằm cạnh các khung này như những sự kiện hạng nhất, bởi vì chúng là những sự kiện hạng nhất. Lịch của bạn không còn là bản ghi các nghĩa vụ mà bắt đầu là một kế hoạch cho ngày hôm đó.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phương pháp này trước khi đi sâu hơn, tổng quan về phân chia thời gian là gì sẽ giải thích lý do. Bài viết này tập trung vào cách thực hiện, cụ thể trên máy Mac, cụ thể với Google Calendar làm nguồn thông tin chính xác của bạn.

Tại sao hầu hết việc phân chia thời gian trên Google Calendar đều thất bại?

Hai lý do, cả hai đều âm thầm. Lý do đầu tiên là sự ma sát. Tạo một khung thời gian trong giao diện web yêu cầu bốn hoặc năm thao tác: nhấp vào một ô, nhập tiêu đề, chọn màu, đặt thời lượng, lưu. Làm điều đó mười hai lần cho một ngày là đủ để khiến hầu hết mọi người bỏ cuộc vào thứ Tư. Lý do thứ hai là thực tế. Ngày thay đổi. Một cuộc họp kéo dài, một khung thời gian cần được trượt, một nhiệm vụ mất chín mươi phút thay vì sáu mươi. Chỉnh sửa từng sự kiện trong trình duyệt quá chậm, vì vậy kế hoạch sẽ hỏng trong vòng vài giờ sau khi được tạo ra.

Một kiểu thất bại khác là coi khung thời gian tách biệt khỏi lịch. Mọi người phác thảo ngày của họ trong Notion, Apple Notes, hoặc một ứng dụng lập kế hoạch không đồng bộ, sau đó cố gắng tuân thủ nó cùng với các sự kiện thực tế của Google. Hai bề mặt này lệch nhau. Khung thời gian ghi "viết lách 10 đến 12"; Google lặng lẽ lên lịch một cuộc đồng bộ lúc 11:15. Bạn bỏ lỡ cuộc họp hoặc bạn từ bỏ khung thời gian. Cả hai đều không tốt.

Một bài viết hữu ích về lý do điều này quan trọng trong thực tế làbài viết về làm việc sâu và chặn thời gian, trong đó đề cập đến chi phí nhận thức của việc chuyển đổi ngữ cảnh khi kế hoạch và lịch của bạn không khớp nhau.

Làm thế nào để thiết lập đồng bộ hai chiều Google Calendar trên Mac?

Bạn cần một công cụ lập kế hoạch làm được ba việc: đọc các sự kiện Google của bạn, cho phép bạn sắp xếp lại ngày thành các khối mà không cần rời khỏi công cụ, và đẩy mọi chỉnh sửa trở lại Google theo thời gian thực. Chunk thực hiện điều này từ thanh menu trên macOS.

Quá trình thiết lập rất ngắn gọn. Bạn kết nối Google Calendar trong cài đặt của Chunk qua OAuth, chọn lịch Google nào (công việc, cá nhân, gia đình) sẽ đồng bộ với dòng thời gian Chunk, và mở bảng điều khiển bằng Cmd+/. Các sự kiện Google của bạn hiển thị trên một dòng thời gian 24 giờ dọc cùng với các khối bạn tạo. Kéo một cuộc họp đến thời gian mới và Google cập nhật. Thay đổi kích thước một khối tập trung thành chín mươi phút và Google cập nhật. Xóa một sự kiện tạm thời và nó cũng biến mất khỏi Google.

Luồng OAuth lười biếng đáng chú ý. Chunk bắt đầu ở chế độ chỉ đọc, vì vậy bạn có thể xem ngày của mình mà chưa cấp quyền ghi. Lần đầu tiên bạn cố gắng chỉnh sửa một sự kiện, Chunk sẽ nhắc cấp phạm vi ghi. Điều này giữ cho yêu cầu cấp quyền trung thực: bạn chỉ trao quyền ghi khi bạn đã quyết định công cụ này đáng giá.

Một ngày chặn thời gian trên Google Calendar thực sự trông như thế nào?

Mở bảng điều khiển thanh menu vào đầu ngày. Các sự kiện Google của bạn đã có sẵn, được kéo từ bất kỳ lịch nào bạn chọn để đồng bộ. Cuộc họp đứng lúc 09:30 và buổi đánh giá lúc 14:00 có màu sắc thông thường, được khóa chặt bởi các lời mời họp bạn đã chấp nhận.

Xung quanh chúng, bạn đặt các khối của riêng mình. Kéo từ 08:00 đến 09:15 cho một phiên viết, tô màu chàm. Kéo từ 10:30 đến 12:00 cho công việc dự án, tô màu ngọc lục bảo. Thả một khối màu hổ phách ba mươi phút lúc 13:00 cho công việc hành chính. Năm màu khối (chàm, xanh da trời, ngọc lục bảo, hổ phách, hồng) giữ cho ngày dễ đọc mà không biến nó thành một bảng màu. Một bộ đếm ngược trực tiếp trong khay thanh menu hiển thị thời gian còn lại trong khối hiện tại của bạn, vì vậy bạn có thể liếc nhìn mà không cần mở bảng điều khiển.

Khi ngày thay đổi, bạn định hình lại nó tại chỗ. Chỉnh sửa kéo được đẩy lên Google ngay lập tức, vì vậy một đồng nghiệp kiểm tra lịch chia sẻ của bạn sẽ thấy sự thay đổi. Không có bước "đồng bộ" riêng biệt và không có rủi ro kế hoạch lệch khỏi lịch.

Nếu bạn vẫn đang chọn một công cụ cho việc này, bài tổng hợp các ứng dụng chặn thời gian tốt nhất cho Mac so sánh các lựa chọn.

Làm thế nào để xử lý các cuộc họp, sự kiện định kỳ và lịch chia sẻ?

Các cuộc họp là những sự kiện bạn không tạo ra. Bạn đã chấp nhận chúng, nhưng chúng thuộc về người khác. Coi chúng như các khối bất di bất dịch là mặc định an toàn, và Chunk hỗ trợ điều này bằng một nút chuyển khóa toàn cầu đóng băng các sự kiện bên ngoài ở chế độ chỉ đọc.Bật tính năng này cho lịch làm việc dùng chung, nơi một cú kéo vô tình có thể gây hậu quả xấu. Tắt nó đi khi bạn thực sự muốn sắp xếp lại các cuộc họp của mình và để thay đổi đó đồng bộ ngược về Google.

Sự kiện lặp lại là tính năng của Google Calendar, không phải của Chunk, và điều đó hoàn toàn ổn. Cuộc họp 1:1 hàng tuần của bạn vẫn lặp lại ở phía Google, và Chunk hiển thị từng phiên bản vào đúng ngày diễn ra. Các khối thời gian bạn thêm xung quanh nó (chuẩn bị lúc 09:30, theo dõi lúc 11:00) là của riêng bạn. Nếu chúng là mẫu lặp lại hàng tuần, hãy lưu chúng dưới dạng mẫu ngày hoặc quy trình, và Chunk sẽ tự động điền chúng vào các ngày trong tuần bạn chọn.

Lịch dùng chung hoạt động giống như lịch cá nhân. Chọn lịch gia đình hoặc nhóm nào đồng bộ vào Chunk, khóa chúng nếu bạn không muốn rủi ro chỉnh sửa nhầm, và chúng sẽ nằm cạnh các sự kiện của bạn trên dòng thời gian.

Điều gì xảy ra nếu lịch của bạn nằm rải rác trên Google, Outlook và Apple?

Hầu hết mọi người không chỉ có một lịch. Họ có tài khoản Outlook công việc, tài khoản Google cá nhân và Lịch Apple chứa những phần mà hai lịch kia không biết đến (sự kiện gia đình, lời mời chỉ có trên iOS, lịch hẹn nha sĩ). Một ứng dụng lập kế hoạch chỉ đọc được Google sẽ khiến một phần ba ngày của bạn trở nên vô hình.

Chunk xử lý cả ba loại lịch với cùng một mô hình hai chiều. Outlook kết nối qua OAuth, Lịch Apple qua cầu nối macOS gốc, và cả hai đều cho phép bạn chọn lịch phụ nào thực sự xuất hiện trên dòng thời gian. Các chỉnh sửa thực hiện trong Chunk sẽ đồng bộ ngược về nguồn. Một khối thời gian lúc 10:00 được kéo sang 11:00 sẽ cập nhật Google nếu nó nằm ở đó, Outlook nếu nó nằm ở đó, Lịch Apple nếu nó nằm ở đó.

Đối với người dùng Mac chuyển từ ứng dụng lập kế hoạch dạng thuê bao, bài viết về các lựa chọn thay thế Sunsama gốc cho Mac bao quát bức tranh rộng hơn. Và nếu lý do bạn đọc bài này là vì những kế hoạch lỏng lẻo không bao giờ thành hiện thực, thì bài viết về phân bổ thời gian cho ADHD đáng để xem qua. Cách thiết lập được mô tả ở đây giống nhau trong cả hai trường hợp, với thanh menu làm nhiệm vụ giữ cho ngày luôn hiển thị mà không yêu cầu chuyển đổi ngữ cảnh.

Mục đích của việc phân bổ thời gian trong Google Calendar không phải để thay thế Google. Mà là để làm cho Google trung thực về ý định của bạn. Khi kế hoạch bạn lập vào buổi sáng nằm trên cùng một bề mặt với các cuộc họp của bạn, và các chỉnh sửa di chuyển tự do giữa hai bên, ngày của bạn sẽ mạch lạc. Một ứng dụng lập kế hoạch trên thanh menu tôn trọng Google như nguồn dữ liệu chính xác và ghi lại sạch sẽ là con đường ngắn nhất để đạt được điều đó. Kết nối Chunk với tài khoản Google của bạn một lần, và để lịch thực tế của bạn mang kế hoạch đi từ đó.